Workestral kann deutlich mehr, als der erste Blick zeigt — vom handelnden Chat-Assistenten über Sprachsteuerung bis zur eigenständigen Desktop- und Mobile-App. Eine Sammlung an Praxis-Tipps.
Der eingebaute Chat-Assistent (✦-Button, auf jeder Seite verfügbar) kennt den aktuellen Workflow-Kontext und kann direkt Aktionen für Sie ausführen, statt nur zu erklären, wie es geht. Ein paar Beispiele, die Sie einfach so in den Chat schreiben können:
Über die Verlaufs-Ansicht (🕓) wechseln Sie zwischen früheren Konversationen, "Neue Konversation" (✏️) startet bei Bedarf komplett neu, und "Ansicht merken" (💾) heftet das Chat-Fenster dauerhaft an — inklusive Größe.
Ein Klick auf 🎤 aktiviert das Mikrofon dauerhaft — anders als bei Sprachassistenten mit Aktivierungswort ("Hey ...") erkennt Workestral allein anhand der Lautstärke, wann Sie zu sprechen beginnen und wann Sie fertig sind, und schickt genau diesen Abschnitt automatisch zur Transkription. Ein erneuter Klick beendet das Zuhören wieder. Die Umwandlung von Sprache zu Text läuft lokal (Whisper), es werden keine Audiodaten an einen externen Cloud-Dienst geschickt.
Der Lautsprecher-Schalter ist bewusst getrennt vom Mikrofon: Sie können also per Text tippen und sich die Antwort vorlesen lassen, oder per Mikrofon sprechen, ohne dass geantwortet vorgelesen wird — je nachdem, was gerade passt. Während eine Antwort vorgelesen wird, wird das Mikrofon kurz automatisch stummgeschaltet, damit die Ausgabe nicht versehentlich wieder aufgenommen wird.
Im Web wählt jedes Team unter /speech-settings aus den vom Administrator
bereitgestellten Whisper-Modellen und Piper-Stimmen sein eigenes aktives Modell und kann
Parameter wie Sprache, Genauigkeit oder Sprechgeschwindigkeit anpassen. In der
Windows-Desktop-App ist diese Auswahl bewusst rein lokal für den jeweiligen
Rechner (⚙-Button neben dem Chat) — unabhängig davon, was im Team eingestellt ist.
Statt eine Recherche jeden Tag manuell neu zu starten: Intervall + optionalen festen Startzeitpunkt aktivieren, damit z. B. "täglich 07:00 Uhr" wirklich immer zur selben Uhrzeit läuft, ohne über Wochen "wegzudriften". Workestral benachrichtigt per E-Mail nur, wenn sich wirklich etwas geändert hat — und jeder Monitor bekommt eine feste Feed-URL, die sich auch ohne E-Mail einfach abonnieren lässt.
Regeln in normaler Sprache formulieren ("Beantworte Support-Anfragen automatisch mit einer Eingangsbestätigung, aber leite Rechnungen nur zur Kenntnis weiter") — Workestral entscheidet pro E-Mail einzeln, nicht jede bekommt automatisch eine Antwort. Für den Versand lohnt es sich, wiederkehrende Betreffs/Texte einmal als Textbaustein anzulegen, statt sie jedes Mal neu zu tippen.
Jeder Workflow-Schritt kann einen anderen KI-Agenten nutzen — z. B. Recherche über einen
schnellen Anbieter, Code-Review über ein besonders code-starkes Modell, Bildgenerierung über
einen dritten. Ein Administrator ordnet das über Tags/Priorität auf /agents ein.
Kostenlos starten: OpenRouter bietet laufend kostenlose Modelle an. Ein Administrator kann mit einem Klick auf "Jetzt synchronisieren" automatisch eine mehrstufige Fallback-Kette aus den aktuell besten kostenlosen Modellen aufbauen — schlägt die stärkste Stufe fehl (z. B. weil ein vielgenutztes kostenloses Modell gerade ausgelastet ist), probiert Workestral automatisch die nächstbeste, bevor eine Aufgabe wirklich fehlschlägt.
Erscheint einmal eine Fehlermeldung wie "Antwort konnte nicht abgerufen werden": das bedeutet in der Regel, dass ausnahmslos alle konfigurierten Anbieter gerade nicht erreichbar waren (z. B. gemeinsames Ratenlimit) — einfach kurz später erneut versuchen.
Die Windows-Desktop-App bildet dieselben Abläufe wie die Web-Oberfläche ab (Aufgabe → Verfeinern → Plan → Ergebnis, inklusive Chat mit Mikrofon und Sprachausgabe) und verbindet sich mit demselben Workestral-Server — Läufe und Ergebnisse sind also identisch, egal über welchen Weg Sie arbeiten. Besonders praktisch ist sie, wenn:
Neben Web und Windows-Desktop-App gibt es Workestral auch als native Mobile-App — mit denselben Läufen, demselben Chat und derselben Notiz- und Planer-Verwaltung wie am Rechner. Praktisch für unterwegs:
Die App befindet sich aktuell in der Einführung — sprechen Sie uns für einen frühen Zugang an.
Auf der Plan-Seite, bevor Sie den Workflow starten, lässt sich über "Manuellen Schritt hinzufügen" ein eigener Schritt einfügen — mit Kurzname, Beschreibung und einer Zuweisung: entweder an einen bestimmten Nutzer, oder an eine fachliche Rolle (z. B. "Buchhaltung"). Bei einer Rolle kann jedes Team-Mitglied mit dieser Rolle den Schritt später erledigen, nicht nur eine einzelne Person. Die Position des Schritts lässt sich per Pfeil-Buttons anpassen — nur bei manuellen Schritten, automatisch geplante Schritte behalten ihre vom Router bestimmte Reihenfolge.
Erreicht der Workflow den manuellen Schritt, pausiert er und der zuständige Bearbeiter markiert ihn über die Aufgaben-Seite als erledigt, optional mit einer kurzen Notiz. Anschließend wartet der Schritt auf Freigabe durch ein anderes Team-Mitglied — jeder außer dem Bearbeiter selbst darf freigeben. Vor der Entscheidung lässt sich über "Ausgabe anzeigen" ein Overlay öffnen, das alle bis dahin erzeugten Ergebnisse zeigt (fertige Berichte/Dokumente zuerst, roher Text-Output eingeklappt) — damit die Freigabe auf Basis des tatsächlichen Zwischenstands erfolgt. Wird abgelehnt, geht der Schritt mit dem angegebenen Grund zurück an den Bearbeiter.
Sowohl der wartende Bearbeiter als auch alle potenziellen Freigeber werden per E-Mail benachrichtigt (sofern eine Adresse hinterlegt ist) und sehen die offene Aktion zusätzlich priorisiert ganz oben im Dashboard, solange sie aussteht — auch nach einer Ablehnung oder einem Neustart wird erneut benachrichtigt.
Muss ein pausierter Workflow doch nicht fortgesetzt werden, kann der Ersteller oder der gerade zuständige Bearbeiter/Freigeber ihn mit einer erklärenden Notiz abbrechen. Der Ersteller wird per E-Mail informiert und sieht den Hinweis im Dashboard, bis er den Workflow überarbeitet und erneut startet — dabei werden alle betroffenen Bearbeiter erneut benachrichtigt.